با زونکن همیشه سازماندهی شده بمانید!

زونکن یکی از ارکان اصلی و مهم بایگانی به صورت کاری و شخصی بوده که در نزد افراد دوست داشتنی نیز به شمار می آید. اینکه یک قفسه از رنگ های شاد و جذاب زونکن داشته باشید، لذت بخش و جالب خواهد بود اما باید بتوانید آنها را به خوبی سازماندهی کنید.
سازماندهی پرونده های اداری می تواند کار دشواری باشد، به خصوص اگر تعداد زیادی پرونده و اسناد دارید، اما نگران نباشید! برنامه ریزی برای سازماندهی به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که اسناد مهم را با کارآیی بیشتری بایگانی می کنید.

با استفاده از تبلیغات اینترنتی میتوانید بهترین مارک زونکن را انتخاب کنید.

مزایای استفاده از زونکن

سهولت استفاده: ساده ترین راه برای ساماندهی به برگه هایی که به طور روزانه با آنها سر و کار دارید، زونکن است. کافی است زونکن را باز کنید و سند یا مدرک مورد نظر خود را از پوشه کیسه ای (کاور) بیرون بکشید.

قابل حمل: در صورت نیاز به حمل اسناد و مدارک به جایی برای دسترسی به برگه ها، می توانید زونکن را با خود ببرید.

بایگانی راحت زونکن: زونکن ها را می توان در هر فضایی برای دسترسی آسان (مانند قفسه، کمد و ...) قرار داد. این امر باعث می شود تا شما آنها را در نزدیکی محل استفاده خود برای دسترسی آسان نگه دارید.

ارزان: زونکن ها ارزان قیمت هستند و پس از اتمام کار با یک پرونده، می توانید بارها و بارها از آن استفاده مجدد کنید.

 

چگونه با زونکن سازماندهی شده بمانید؟

1. برای پرونده های خود دسته بندی در نظر بگیرید.

اولین کاری که برای سازماندهی پرونده های خود باید انجام دهید، این است که تصمیم بگیرید از چه دسته بندی های اصلی و مهمی استفاده کنید. این دسته بندی بر اساس موضوع کار شما در سازمان تعیین می شود و یا می تواند به صورت عمومی بر اساس تاریخ، حروف الفبا و ... دسته بندی شود.

2. زیر مجموعه ها را مشخص کنید.

هر دسته بندی به طور مجزا یک یا چند زیر شاخه نیز دارد که شما باید لیستی از آنها نیز تنظیم کنید. هر دسته بندی باید با دو اصطلاح تعریف شود: دسته کلی و سپس زیر مجموعه.

به عنوان مثال: اگر می خواهید یک سیستم تشکیل پرونده را برای امور مالی تنظیم کنید، ممکن است یک دسته کلی از "پرداخت های خروجی" داشته باشید و سپس زیر شاخه های فروشندگان، تولید کننده ها، خدمات، متخصصان و هزینه های اداری را تعیین کنید.

3. از سیستم کدگذاری رنگ استفاده کنید.

زونکن های خود را بر اساس تم رنگی دلخواه خود بچینید، زیرا این می تواند روشی موثر برای سازماندهی پرونده های شما برای دسترسی سریع باشد.

 

در ضمن اگر زونکن های شما رنگی نیستند یا رنگ های نا مربوط دارند می توانید از روش جلد کردن زونکن استفاده کنید یا تنها به عطف آنها برچسب های رنگی بچسبانید.

4. پرونده ها را برچسب گذاری کنید.

در حال حاضر هر پرونده شما یک موضوع دارد و یا متعلق به جایی است اما این در حافظه شما نمی ماند. بنابراین چاره این است که روی هر زونکن به طور واضح و مرتب بنویسید که به چه موضوعی تعلق دارد. برچسب گذاری باید از دسته بندی کلی شروع شود و سپس زیر گروه خاص را برچسب بزنید. از آنجایی که روی اکثر زونکن های پاپکو لیبلی وجود دارد تا بتوانید موضوع دسته بندی مطالب را مشخص کنید، می توانید به صورت دستی بنویسید اما باید سعی کنید تا حد ممکن خوش خط و مرتب باشید. شما حتی می توانید نام شرکت خود را روی زونکن ها درج کنید تا منحصر به فرد باشید و نظم سازمان خود را به همگان نشان دهید.

5. مدارک تکراری را دور بریزید.

سعی کنید تمام اسناد، مدارک و کاغذ هایی که دارید را چک کنید تا اگر از هر کدام دو یا چند برگه وجود دارد، آنها را دور بریزید و زونکن های خود را سبک کنید و فضای بیشتری برای دیگر اسناد پیدا کنید.